Saluran Transmisi Pesan
Komunikasi Oral
Keuntungan utama dari komunikasi
lisan adalah biasanya lebih mudah dan lebih cepat dibandingkan komunikasi
secara tertulis dan mendorong orang-orang untuk feedback.
Percakapan Face-to-Face
Komunikasi Face-to-face adalah
saluran yang cocok untuk tugas delegasi, melatih, mendisiplin, berbagi tugas,
menjawab pertanyaan, memeriksa proses terhadap objektivitas dan mengembangkan
dan mempertahankan hubungan interpersonal yang baik.
Pertemuan
Jenis yang terumum dari pertemuan
adalah singkat, pertemuan informal antara seorang manajer bersama dua ataupun
jumlah yang lebih dari pekerja. Pertemuan sesuai untuk mengkoordinasikan
aktivitas pekerja, membagi tugas menjadi grup dan penyelesaian konflik para pekerja.
Presentasi
Presentasi adalah salah satu hal yang
paling ditakuti, Karena berbicara di depan umum. Kunci untuk meningkatkan
kemampuan berbicara di depan umum adalah persiapan dan latihan.
Percakapan telepon
Telepon adalah saluran yang tepat
untuk pertukaran informasi yang cepat dan untuk memeriksa sesuatu. Tetapi,
sebuah percakapan telepon bisa menjadi saluran yang kurang tepat untuk
mendiskusikan ataupun menyelesaikan masalah pribadi.
Pesan Suara
Pesan Suara pada umumnya digunakan
untuk meninggalkan pesan bagi orang-orang yang tidak dapat menjawab telepon dan
terkadang sebagai tempat untuk menulis pesan. Pesan suara tepat digunakan untuk
mengirimkan pesan pendek yang berisi informasi yang tidak harus dalam format
penulisan.
Komunikasi Non-Verbal
Komunikasi Non-Verbal terdiri dari pesan yang terkirim tanpa kata-kata. Hal ini
termasuk lingkungan komunikasi dan bahasa tubuh. Akibat dari komunikasi
face-to-face adalah bergantung dari bahasa tubuh, dimana termasuk:
1.
Ekspresi
Wajah (kontak mata, kedipan, senyuman dan tatapan).
2.
Kualitas
Suara (bukan kata-kata, tetapi sikap saat mereka berbicara).
3.
Gerakan
(seperti menggerakkan tangan, menunjuk ataupun memberi tanda dan mengangguk).
4.
Postur
Tubuh (berdiri tegak ataupun bersandar).
Komunikasi Tertulis
Seperti E-mail, kita akan menghadapi
jenis-jenis komunikasi yang tertulis di bawah ini di tempat kerja:
a)
Memo,
biasanya digunakan untuk mengiri pesan intraorganizational.
b)
Letters,
biasanya digunakan untuk berkomunikasi dengan orang di luar perusahaan.
c)
Reports, digunakan
untuk menjelaskan informasi, evaluasi, analisa dan rekomendasi untuk manajer
ataupun rekan sekerja.
d)
Bulletin Board Notices, biasanya merupakan format tambahan lain dari berkomunikasi.
e)
Posters,
biasanya digunakan untuk pengingat dalam informasi penting, seperti pernyataan
misi ataupun instruksi penyelamatan.
f)
Newsletters,
digunakan untuk mengartikan informasi umum untuk seluruh pekerja.
Keuntungan utama dari komunikasi tertulis adalah menyediakan rekaman yang
berisikan apa yang dikomunikasikan. Ketidakuntungan utama dari komunikasi
tertulis adalah menghabiskan banyak waktu dan ada feedback tersembunyi.
Saluran Bergabung
Komunikasi Nonverbal dan Komunikasi
Lisan adalah selalu dipasangkan. Menggunakan saluran gabungan yang tepat adalah
saat pesan tersebut penting dan kita ingin memastikan kehadiran karyawan dan
mengerti. Contohnya, manajer terkadang mengirimkan memo, kemudian diikuti
dengan kunjungan pribadi ataupun panggilan telepon untuk memastikan apakah ada
pertanyaan.
Memilih jaringan pengiriman pesan
Dengan
bertatapan secara langsung merupakan jaringan paling kaya karena itu membiarkan
pengirim pesan dan penerima mendapatkan keuntungan yang penuh baik komunikasi
secara lisan ataupun gerak nonverbal.
Komunikasi
menggunakan telepon merupakan komunikasi yang kurang kaya dibandingkan
bertatapan secara langsung, karena kebanyakan mereka kehilangan maksud yang
disampaikan dengan tidak melihat wajah dan gerak-gerik tubuh secara langsung.
Mengirimkan Pesan-pesan
Sangat
penting bagi seorang manajer dalam menyampaikan pesan dan instruksinya. Sering
kita mendengar manajer berkata “Ini bukan yang saya maksudkan?”
Hal tersebut
merupakan kesalahan manajer yang kurang jelas dalam menyampaikan pesannya. Jadi
seorang manajer harus 100% jelas dalam menyampaikan pesan sehingga proses
perencanaannya dapat dijalankan oleh pendengar dengan baik.
Merencanakan Sebuah Pesan
Sebelum
menyampaikan pesan, kita harus menjawab pertanyaan “What, Who, How,When,dan
Where”.
a.
What? = Apa tujuan dalam menyampaikan
pesan? Apa hasil akhir yang diinginkan dalam komunikasi?
b.
Who? = Menentukan siapa yang harusnya
menerima pesan tersebut
c.
How? = Rencanakan bagaimana kamu akan
mengkodekan pesan ke penerima pesan, sehingga ia akan mengerti. Pilih
jaringan-jaringan untuk pendengar dan situasi
d.
When? = Kapan pesan itu akan disampaikan?
Penentuan waktu itu sangat penting, buatlah janji dengan tepat.
e.
Where? = Tentukan dimana pesan itu akan
tersampaikan. Akankah kamu berbicara pada karyawan di kantor? Atau hanya
mengirimkan memo di tempat kerja? Ingatlah untuk tetap meminimalisir gangguan
Proses pengiriman pesan
Proses pengiriman pesan meliputi :
1.
Mengembangkan
hubungan : Agar penerima pesan
nyaman. Ini biasanya tepat untuk memulai komunikasi dengan pembicaraan kecil
yang mengarah ke pesan tersebut.
2.
Tentukan
Sasaran komunikasi : Ini membantu
penerima pesan untuk mengetahui hasil akhir dari sasaran komunikasi yang
disampaikan sebelum kamu menjelaskan lebih detail.
3.
Mengirimkan
pesan : Katakan ke
penerima pesan apapun yang ingin mereka ketahui dengan tenang dan rasa hormat.
4.
Memeriksa
pengertian dari penerima pesan : Ketika selesai menyampaikan pesan, anda secara
langsung menanyakan “Ada pertanyaan?” untuk memeriksa apakah pendengar tersebut
mengerti apa yang kita sampaikan.
5.
Mendapatkan
sebuah komiten dan tindak lanjut : Ketika pesan terlibat dalam sebuah tugas,
pastikan penerima pesan dapat melakukan tugas tepat waktu. Ketika pegawai sudah
berkomitmen, manajer dapat menggunakan kekuatan wewenangnya. Mentindak lanjuti
untuk memastikan apakah tugas tersebut sudah dikerjakan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar