Komunikasi dan Informasi Teknologi Organisasional

Memeriksa Pemahaman : Arus Balik (Feedback)

Feedback adalah informasi yang memverifikasi pesan. Menanyakan, menafsirkan, dan mengundang komentar dan saran menunjukkan bahwa semua pemberlakuan feedback yang berarti merupakan pemeriksaan pemahaman.

          Paraphrasing (penafsiran) adalah proses pengulangan pesan dalam satu kata.

Keinginan Umum untuk Mendapatkan Feedback melalui Pesan dan Mengapa ini Tidak Bekerja

Feedback biasa tidak diikuti karena orang-orang biasanya tidak menanyakan pertanyaan karena 3 alasan :

1.     Penerima pesan merasa tertolak : Untuk menanyakan pertanyaan, khususnya jika tidak ada yang melakukannya, sering dipertimbangkan sebuah pendaftaran dari tidak memperhatikan atau tidak terlalu bisa untuk memahami pesan tersebut.

2.     Penerima pesan tersebut menolak : Terkadang orang-orang tidak cukup memahami pesan untuk mengadili apapun yang tidak lengkap ataupun tidak benar. 

3.     Penerima pesan terpaksa untuk menunjukkan penolakan terhadap pengirim :       Terkadang para pengirim pesan tidak jelas dalam menjelaskan ke penerima pesan, sehingga penerima pesan mengiyakan agar penerima merasa tidak tertolak padahal ia tidak memahami maksudnya.

Bagaimana mendapatkan Feedback melalui pesan
 Kamu harus menggunakan 4 petunjuk ketika mencari feedback melalui pesan, yaitu :

1.     Menjadi terbuka pada feedback : tidak ada pertanyaan yang bodoh. Dengan adanya feedback (arus timbal balik) dari pegawai dan manajer, menjadi mengetahui kelebihan dan kekurangannya

2.     Menjadi berhati-hati terhadap komunikasi nonverbal : terkadang kita menilai orang hanya dari raut wajah dan menilai itu buruk/baik. Sebelum menilai dan menghakimi kita harus mengklarifikasi terlebih dahulu.

3.     Menanyakan pertanyaan : sebelum menyampaikan pesan, kita memastikan apakah pendengar memahami apa yang kita sampaikan untuk melakukan tindakan agar tidak mengulang-ngulang pesan tersebut.

4.     Penafsiran : penafsiran merupakan hal paling akurat, karena ini mempengaruhi sikapnya. Dengan salah menafsirkan akan membuat tekanan terhadap karyawan/pegawai.

Penerimaan pesan

Tahap ketiga dalam proses komunikasi membutuhkan penerima pesan untuk mengkode pesan dan memutuskan jika feedback dibutuhkan.

Proses penerimaan pesan

     Yaitu proses yang meliputi Mendengarkan, menganalisa, dan memeriksa pemahaman.

1.     Mendengarkan : proses memberikan pembicara perhatian yang tidak terbagikan. Untuk listening, hal-hal yang perlu dilakukan adalah :

-         Memperhatikan

-         Menghindari gangguan (bermain dengan kertas,bolpen,dll)

-         Tetap fokus memperhatikan ketika yang lain berbicara

-         Tidak bersumsi dan menyela pembicara

-         Melihat sikap nonverbal dari pembicara (agar mengerti pesan yang disampaikan)

-         Menanyakan pertanyaan jika tidak mengerti

-         Menulis catatan (jika dibutuhkan)

-         Memahami

2.     Menganalisa : proses berpikir, mengkode, dan mengevaluasi pesan. Ketika pembicara menyampaikan pesan, kamu harus melakukan 2 hal :

-         Berpikir agar terjadi peningkatan dalam kecepatan mendengar dan cepat dalam menangkap pembicaraan orang

-         Menunggu untuk mengevaluasi setelah mendengarkan

3.     Memeriksa pemahaman : proses pemberian feedback. Memeriksa pemahaman dengan melakukan 2 hal :

-         Penafsiran, karena dengan kamu bisa menafsirkan maka berarti kamu memberitahu pembicara bahwa kamu sudah mendengarkan dan memahami maksud dari pembicara tersebut.

-         Melihat sikap nonverbal, jika masih ada yang belum terlihat mengerti maka kita dapat mengklarifikasi sebelum menyelesaikan pembicaraan.

Menanggapi pesan

            Cara keempat dan terakhir dalam tahap komunikasi adalah menanggapi pesan meskipun terkadang tidak semua pesan ditanggapi dengan baik.

Tipe-tipe menanggapi

-         Menganjurkan : memberikan anjuran dibutuhkan ketika dengan tegas menanyakannya. Memberikan anjuran otomatis akan membangun kepercayaan diri. Manajer perlu mengembangkan kemampuan karyawan untuk membuat keputusan dengan adanya anjuran-anjuran.

-         Mengalihkan : mengubah topic pembicaraan dengan hal-hal yang baru. Biasa karena pendengar merasa tidak layak untuk didengarkan maka ia mengalihkan perhatian dengan topik pembicaraan yang lain atau hal yang lebih penting.

-         Penyelidikan : menanyakan pembicara untuk memberikan informasi tentang beberapa aspek dari pesan. Dengan adanya penyelidikan membiat pendengar lebih mengerti situasi, dengan bertanya ke pembicara “apa” dan “kenapa”.

-         Menenangkan : untuk mengurangi emosi dari pesan tersebut. Digunakan jika ada karyawan yang kurang percaya diri maka manajer berkata seperti “jangan khawatir, aku akan memberikan….”

-         Refleksi : respon yang menafsirkan pesan dan pemahaman komunikasi dan penerimaan pengirim pesan. Refleksi memimpin kita ke komunikasi yang paling efektif dan hubungan manusia yang terbaik. Refleksi seharusnya digunakan ketika pengarahan dan konseling, yang membantu pengirim pesan merasa didengar dan dimengerti.

Menanggapi Orang-orang yang Emosional

            Sebagai manajer, mungkin kita menerima masukkan dari pegawai atau pelanggan yang emosional. Emosi cenderung membuat komunikasi menjadi rumit, namun dapat membuat ide baru dan cara baru dalam melakukan sesuatu.

            Tingkat emosional memiliki 5 Dimensi :

1.     Kesadaran emosi diri sendiri

2.     Memimpin diri sendiri

3.     Motivasi diri sendiri

4.     Empati

5.     Kemampuan social

            Ketika menghadapi orang-orang emosional, kita :

-         Perasaan itu subjektif, menjelaskan kita tentang perilaku dan kebutuhannya

-         Perasaan biasanya disembunyikan sebagai pernyataan sebuah fakta

-         Perasaan tidak ada yang benar atau salah (hal paling penting) 

Menenangkan karyawan/pegawai yang emosional

            Ketika pegawai memberikan pernyataan emosional jangan membuat pernyataan seperti “kamu seharusnya tidak marah” atau “diam saja kamu!” beberapa pernyataan malah akan membuat semakin kuat. Meskipun anda seorang bos, tetapi cara itu tidak efektif karena masalah itu akan tetap ada dan hubungan anda dengan pegawai menjadi tidak baik.

Merenungkan tanggapan yang berempati

            Pendengaran empati adalah memahami dan menghubungkan perasaan dengan yang lain. Kita dapat melakukan empati dengan cara yang positif, yaitu dengan memikirkan perasaan pendengar. Selesaikan terlebih dahulu emosi yang anda hadapi, baru kita bisa melanjutkan pekerjaan.

Kritik

           Ketika tidak sesuai yang diharapkan seringkali anda mendapatkan atau memberikan kritikan. Hal ini biasa terjadi dalam kehidupan.

Memberikan Kritikan

            Memberi kritikan bukanlah suatu hal yang mudah. Sebagai manajer juga penting memberikan suatu kritik yang membangun, agar mendapatkan feedback, membuat jadi lebih baik. Berkatalah jujur namun jangan terlalu negatif.

Mendapatkan kritikan

            Kritikan dari bos, sesama pegawai, atau orang lain memang pasti menyakitkan. Biasanya orang tidak suka dikritik meskipun itu membangun. Namun ingatlah pepatah “no pain,no gain” yang artinya jika kita tidak tersakiti oleh sebuah kritikan tersebut, maka kita tidak akan mendapatkan suatu hasil.

Sistem Informasi

            Informasi memiliki input, transformasi, dan output. Sistem-sistem ini digunakan untuk berkomunikasi dengan pegawai melalui organisasi dan tahap hubungan antar perseorangan

Tipe-tipe sistem informasi

1.     Transaction Processing Systems (TPS)

        Digunakan untuk mengatasi berbagai hal yang rutinitas dan berulang. Kebanyakan perusahaan mencatat akun transaksi seperti piutang, utang, dan gaji. Kebanyakan perusahaan retail menggunakan scanner untuk mencatat transaksi. Contohnya, Pedagang membeli dan menjual untuk para pelanggannya. Agen travel dan penerbangan membuat pemesanan penerbangan.

2.     Management Information Systems (MIS)

        Mengubah data menjadi informasi untuk pegawai yang dibutuhkan untuk pekerjaan mereka.

3.     Decision Support Systems (DSS)

Jaringan informasi

         Jaringan informasi menggunakan  teknologi informasi untuk menghubungkan semua pegawai ke suatu organisasi, suppliers, pelanggan, dan databases, jaringan informasi berguna untuk menggabungkan sistem informasi, dan banyak organisasi, jaringan yang menggunakan pegawai untuk mempelajari bagaimana mereka bekerja, mencari informasi, dan menyelesaikan masalah.